Değerli Mükellefimiz,

E-Defter uygulamasına dâhil olanlar, muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken aşağıdaki  ÖNEMLİ hususlara uygun hareket etmek zorundadırlar:

Önemli hususların detaylarını  ekteki tebliğden okuyarak uygun şekilde hareket etmenizi öneririz.

Tebliğde geçen ;

Bilgi İşlem Sistemi :  Mükelleflerin belgeleri elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza etmek ve ilgili diğer işlemleri gerçekleştirmek amacıyla doğrudan yada dolaylı olarak kullandıkları her  türlü yazılım ve donanım ile saklama ortamlarını,

Özel Entegratör : Bu Tebliğde belirtilen elektronik belgelerin oluşturulması, imzalanması, iletilmesi hususlarında mükelleflere hizmet verme konusunda teknik yeterliliğe sahip ve test değerlendirme süreçleri sonunda Başkanlıktan izin alabilen entegrasyon kuruluşlarını,

Zaman damgası : Bir elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/ veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik  sertifika  hizmet sağlayıcı tarafından doğrulanan kaydı.

Açıklamaktadır.

• Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.
• e-Defter ve berat dosyalarının e-Defter uygulamasına dâhil olan mükelleflerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburidir.
• e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının, zaman damgası ile gönderimlerinin yapılıp, gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde e-Defter saklama hizmeti yönünden teknik yeterliliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta izin alan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde   asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunludur.
• e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının muhafaza işleminin Başkanlıktan izin alan özel entegratörlerin  muhafaza edilmesi, mükellefin asıl e-Defter ve berat dosyalarının muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmaz.

Önemli Not: Bu süreçte yedekleme ve 10 yıl saklama sorumluluğunun  birinci sorumlusu mükelleflerin ve ikincil verileri saklama sorumluluğunun da  entegratörlere ait olduğunu önemle hatırlatırız. Entegretör anlaşmalarının hem fatura gönderim ve saklama ayrıca e defter gönderim ve saklama hizmetleri kapsayan sözleşme örneklerinizi de tarafımıza mail atmanızı rica ederiz.